Czy transakcje ze swoją fundacją wymagają dokumentacji cen transferowych?

W rozmowach z przedsiębiorcami bardzo często wraca pytanie: skoro „nasza” fundacja działa w Polsce, realizuje cele społeczne i wszystko odbywa się jawnie, to czy transakcje ze spółką trzeba dokumentować w cenach transferowych? Intuicja podpowiada „nie”, ale przepisy mówią co innego. Poniżej znajdziesz merytoryczne wyjaśnienie oparte na aktualnym stanie prawnym, z przykładami i wskazówkami, kiedy Local File jest konieczny i jakie progi obowiązują w 2025 r.

Spółka i fundacja to zwykle podmioty powiązane

Jeżeli spółka założyła fundację (albo faktycznie ją kontroluje), to z perspektywy ustawy o CIT mamy do czynienia z powiązaniami – osobowymi (te same osoby w zarządach), organizacyjnymi (fundacja w ramach „grupy”) albo faktycznymi (realna kontrola). Transakcje między takimi podmiotami wchodzą w definicję transakcji kontrolowanej – to każde działanie o charakterze gospodarczym identyfikowane na podstawie rzeczywistych zachowań stron, nie tylko klasyczna sprzedaż lub usługa. Do tej kategorii organy zaliczają również nieodpłatne świadczenia, jeśli dają wymierną korzyść drugiej stronie.

Zwolnienie krajowe? Najczęściej nie dla fundacji

W polskich przepisach istnieje zwolnienie z obowiązku sporządzania Local File dla transakcji krajowych między podmiotami powiązanymi. Działa ono jednak wyłącznie wtedy, gdy obie strony jednocześnie spełniają warunki z art. 11n ustawy o CIT, m.in.: mają polską rezydencję podatkową, podlegają opodatkowaniu od całości dochodów w Polsce bez korzystania ze zwolnień, nie ponoszą straty oraz transakcja nie korzysta ze specjalnych preferencji. Jeśli jedna ze stron jest zwolniona (np. podmiotowo lub przedmiotowo), zwolnienie krajowe nie przysługuje. W praktyce fundacje często korzystają z preferencji CIT (np. dla działalności pożytku publicznego), przez co warunek „bez zwolnień” nie jest spełniony – i Local File trzeba przygotować po przekroczeniu progów.

W skrócie: krajowy charakter transakcji nie wystarczy. Jeśli fundacja korzysta ze zwolnienia CIT, zwolnienie dokumentacyjne odpada i wracamy do standardowych obowiązków dokumentacyjnych.

Progi dokumentacyjne w 2025 r. – kiedy Local File jest obowiązkowy

To, czy musisz sporządzić dokumentację lokalną, zależy od progu dla danej kategorii transakcji (ustalanego odrębnie dla części „kosztowej” i „przychodowej”, dla transakcji jednorodnych). Na 2025 r. powszechnie przyjmowane progi to: 10 mln zł dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 mln zł dla transakcji usługowych i „innych”. Dodatkowo obowiązują niższe progi dla transakcji z podmiotami z rajów podatkowych (2,5 mln zł finansowe; 500 tys. zł pozostałe). Pamiętaj, że nieodpłatne świadczenia i darowizny – jeśli spełniają definicję transakcji kontrolowanej – liczą się do progów.

Jak to działa w praktyce

Załóżmy, że spółka przekazuje fundacji środki na organizację wydarzenia kulturalnego i udostępnia jej biuro bez wynagrodzenia. Mamy tu dwie odrębne transakcje kontrolowane: darowiznę (przekazanie środków) oraz nieodpłatne świadczenie (udostępnienie powierzchni). Każda z nich – jeśli przekracza właściwy próg – wymaga Local File. Dla nieodpłatnego udostępnienia biura rynkowość ocenia się zwykle przez odniesienie do stawek najmu dla porównywalnej powierzchni (podejście kosztowe/rynkowe), a dla darowizny – przez analizę celu, skali i powiązań, w tym wpływu na dochód podatnika. Organy i orzecznictwo potwierdzają, że nieodpłatne świadczenia mieszczą się w reżimie cen transferowych, o ile dają drugiej stronie korzyść możliwą do wyceny.

Co wpisać do Local File przy transakcjach ze „swoją” fundacją

Dokumentacja powinna wprost opisywać strony i powiązania, przedmiot świadczeń, mechanikę rozliczeń (lub ich brak), funkcje–aktywa–ryzyka po obu stronach oraz uzasadnienie rynkowości. W przypadku nieodpłatnych świadczeń warto dołączyć wycenę referencyjną (np. stawki rynkowe najmu, koszt wytworzenia, porównywalne cenniki usług). Jeśli w danym roku przekroczysz próg, pamiętaj także o TPR i spójności z danymi księgowymi. Po szczegóły zajrzyj do naszych materiałów: Dokumentacja Local File oraz przewodnika po Informacji TPR.

Najczęstsze błędy, które widzimy u podatników

Najbardziej typowa pomyłka to automatyczne założenie, że „krajowa” transakcja ze swoją fundacją nie wymaga dokumentacji. Druga to nieuwzględnianie świadczeń nieodpłatnych (udostępnienie biura, sprzętu, personelu, znaków towarowych, wsparcia administracyjnego) w kalkulacji progów. Trzecia – niedoszacowanie wartości świadczeń (np. przyjęcie „0 zł” za korzystanie z powierzchni czy usług IT), co zaburza rzetelność TPR i ryzykuje spór w kontroli. Krajowe zwolnienie dokumentacyjne ma charakter ściśle warunkowy i w razie niespełnienia choć jednego warunku – po prostu nie działa.

A co z innymi zwolnieniami?

Istnieją inne wyłączenia z obowiązku dokumentacyjnego (np. w ramach podatkowej grupy kapitałowej czy przy niektórych relacjach z podmiotami publicznymi), ale nie dotyczą one typowej relacji „spółka – fundacja”. Każdy przypadek warto zweryfikować odrębnie, bo diabeł tkwi w szczegółach konstrukcji prawnej i statusie podatkowym stron.

Podsumowanie dla CFO/Tax Managera

• Spółka–fundacja to najczęściej podmioty powiązane, a ich rozliczenia podpadają pod reżim cen transferowych – także wtedy, gdy świadczenie jest nieodpłatne.
• Zwolnienie krajowe z Local File z reguły nie przysługuje, bo fundacje często korzystają ze zwolnień CIT, co łamie kluczowy warunek z art. 11n.
• Jeśli progi 2025 zostaną przekroczone (10 mln zł – towary/finanse; 2 mln zł – usługi/pozostałe), przygotuj Local File i złóż TPR.

Jeśli chcesz przejść przez to bezpiecznie, zacznij od audytu transakcji ze swoją fundacją, identyfikacji świadczeń nieodpłatnych oraz weryfikacji progów. W razie wątpliwości odezwij się – pomagamy w projektowaniu rynkowych modeli rozliczeń i kompletowaniu dokumentacji: Ceny transferowe – usługi, Analiza cen transferowych, Dokumentacja Local File i wsparcie w kontroli podatkowej.