Refakturowanie a dokumentacja cen transferowych – jak prawidłowo spełniać obowiązki?

Refakturowanie kosztów oraz dokumentacja cen transferowych to zagadnienia ściśle powiązane, szczególnie ważne dla firm działających w strukturach grupowych. Choć pojęcia te są dobrze znane księgowym i zarządom, praktyczne spełnienie wymagań dokumentacyjnych może stwarzać liczne wątpliwości. W tym artykule wyjaśniamy, jak skutecznie poradzić sobie z tymi obowiązkami.

Co oznacza refakturowanie w praktyce?

Refakturowanie to przeniesienie kosztów, jakie jeden podmiot poniósł w związku z zakupem usług czy towarów, na inny podmiot, będący rzeczywistym beneficjentem. Typowe przykłady to koszty usług IT, telekomunikacyjnych, marketingowych, wynajem powierzchni czy delegacje służbowe. Refaktury mają szczególne znaczenie w relacjach między podmiotami powiązanymi, gdzie kluczowe jest zachowanie warunków rynkowych zgodnie z zasadą arm's length.

Czy refaktura zawsze wymaga dokumentacji cen transferowych?

Nie każda refaktura musi znaleźć się w dokumentacji cen transferowych. Od 2022 roku, dzięki regulacjom Polskiego Ładu, obowiązują zwolnienia dokumentacyjne dla tzw. „czystych refaktur”. Aby z nich skorzystać, transakcje muszą spełniać konkretne warunki:

• Brak wartości dodanej przez podmiot refakturujący (funkcja administracyjna).
• Natychmiastowe rozliczenie między podmiotami powiązanymi po dokonaniu płatności na rzecz dostawcy zewnętrznego.
• Brak powiązania refaktury z innymi transakcjami kontrolowanymi.
• Podmiot refakturujący nie posiada siedziby w kraju o szkodliwej konkurencji podatkowej.
• Jeśli używany jest klucz alokacji, wymagane jest szczegółowe uzasadnienie jego wyboru i dokładna kalkulacja.

Spełnienie tych warunków jest kluczowe do uniknięcia obowiązku szczegółowej dokumentacji Local file.

Kiedy doliczamy narzut zysku?

W przypadku, gdy podmiot refakturujący wykonuje dodatkowe działania zwiększające wartość refakturowanej usługi lub towaru, doliczenie narzutu zysku jest obligatoryjne. Brak narzutu może być postrzegany przez organy podatkowe jako niezgodność z zasadami cen transferowych.

Refaktury w formularzu TPR

Każda transakcja refakturowania – nawet jeśli jest zwolniona z obowiązku dokumentacyjnego – musi być ujęta w formularzu TPR. Dla transakcji korzystających ze zwolnienia, raportowanie odbywa się w formie uproszczonej (wartość transakcji oraz ewentualne korekty). Natomiast transakcje niespełniające warunków zwolnienia wymagają pełnej dokumentacji, uwzględniającej zastosowaną metodę cen transferowych oraz źródła danych potwierdzające ich rynkowość.

W formularzu TPR należy odpowiednio klasyfikować transakcje:

• Grupa kategorii F – dla czystych refaktur spełniających warunki zwolnienia z dokumentacji.
• Grupa kategorii A – dla pozostałych transakcji refakturowania, wymagających pełnej dokumentacji.

Transakcje powinny być raportowane oddzielnie, bez łączenia ich w jedną kategorię, aby zapewnić przejrzystość i zgodność z przepisami.

Najczęstsze błędy w praktyce i jak ich unikać?

Do częstych błędów należy niedokładne określenie kosztów lub pomijanie drobnych refaktur. Nawet niewielkie kwoty regularnie refakturowane mogą zwrócić uwagę organów kontrolnych. Dlatego istotne jest:

• Szczegółowe rozbicie kosztów na poszczególne pozycje.
• Jasne uzasadnienie zastosowanego klucza alokacji.
• Precyzyjna dokumentacja potwierdzająca faktyczne poniesienie kosztów oraz ich zasadność.

Kiedy warto sięgnąć po pomoc specjalisty?

Samodzielne przygotowanie dokumentacji cen transferowych może być ryzykowne, szczególnie przy złożonych transakcjach lub większej liczbie podmiotów powiązanych. W takich przypadkach zalecane jest skorzystanie z usług doradców specjalizujących się w cenach transferowych, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie i praktyczne podejście.

Podsumowanie – co jest najważniejsze?

Refakturowanie to powszechny proces w grupach kapitałowych, który wiąże się z istotnymi obowiązkami dokumentacyjnymi w zakresie cen transferowych. Zachowanie zasad rynkowych oraz prawidłowa dokumentacja zabezpieczają firmę przed potencjalnymi problemami podczas kontroli podatkowej. Staranne podejście oraz ewentualna współpraca z ekspertami znacząco minimalizują ryzyko błędów oraz związanych z nimi konsekwencji finansowych.