Usługi Wewnątrzgrupowe w 2025: Koniec Ery "Koszt Plus 5%". Jak Obronić Rozliczenia w Czasach KSeF i Testu Korzyści?

Przez lata pracy z grupami kapitałowymi widziałem niezliczone modele rozliczeń usług wewnątrzgrupowych. Od scentralizowanych centrów usług wspólnych po ad-hoc wsparcie między spółkami. Jednak to, co kiedyś uchodziło za standard, w 2025 roku podlega znacznie bardziej rygorystycznej ocenie. Organy podatkowe, uzbrojone w dane z KSeF i globalne wytyczne, coraz wnikliwiej pytają nie tylko "ile?", ale przede wszystkim "dlaczego?" i "czy na pewno?". Obrona rozliczeń usług wewnątrzgrupowych wymaga dziś znacznie więcej niż tylko faktury i prostej kalkulacji.

Dlaczego Rozliczenia Usług Wewnątrzgrupowych Są na Cenzurowanym w 2025?

Kiedyś wiele firm podchodziło do tematu rutynowo. Dziś kilka czynników podnosi ryzyko:

1. Wszechobecny Test Korzyści (Benefit Test): To absolutna podstawa. Fiskus pyta: Czy odbiorca usługi faktycznie odniósł z niej korzyść ekonomiczną lub handlową? Czy byłby skłonny zapłacić za nią niezależnemu podmiotowi lub wykonać ją samodzielnie? Musisz być w stanie to udowodnić. Samo stwierdzenie, że usługa została wyświadczona, nie wystarczy. Szczególnie trudne staje się to przy usługach zarządczych czy centralnych – trzeba wyraźnie oddzielić je od działań udziałowca (shareholder activities), za które nie można obciążać spółek zależnych.
2. Presja na Metody Kalkulacji Ceny: Stosowanie uniwersalnego narzutu (np. słynne "koszt plus 5%") bez głębszej analizy jest coraz częściej kwestionowane.
3. Usługi o Niskiej Wartości Dodanej (LVAIGS): Wytyczne OECD wprowadziły uproszczoną metodę (zwykle koszt plus 5% bez konieczności benchmarku), ale jej stosowanie obwarowane jest konkretnymi warunkami. Usługa musi mieć charakter wspierający, nie być częścią głównej działalności grupy, a jej wartość dla odbiorcy nie może być kluczowa. Trzeba to udokumentować. W 2025 roku organy będą sprawdzać, czy kwalifikacja do LVAIGS jest zasadna.
4. Usługi Kluczowe / o Wysokiej Wartości: Dla usług stanowiących istotny element działalności (np. specjalistyczne IT, R&D, zarządzanie strategiczne) prosty narzut na kosztach może być niewystarczający. Organy mogą oczekiwać bardziej zaawansowanych metod (np. porównanie z cenami rynkowymi – CUP, analiza rentowności – TNMM) lub solidnego uzasadnienia, dlaczego przyjęty narzut jest rynkowy.
5. Cyfrowy Ślad (KSeF/JPK): Faktury za usługi wewnątrzgrupowe będą natychmiast widoczne dla administracji. Łatwo będzie porównać ich wartość, częstotliwość i opisy z profilem działalności spółki czy danymi z JPK. Wszelkie niespójności lub nietypowe rozliczenia mogą szybko uruchomić kontrolę. Brak szczegółowych opisów na fakturach utrudni późniejszą obronę.
6. Klucze Alokacji Pod Lupą: Jeśli koszt usługi jest rozdzielany na kilka podmiotów, wybór i uzasadnienie klucza alokacji (np. przychody, liczba pracowników, liczba transakcji) staje się krytyczne. Musi on odzwierciedlać racjonalny sposób, w jaki odbiorcy czerpią korzyści z danej usługi. Arbitralne lub historyczne klucze będą kwestionowane.

Jak Skutecznie Zarządzać i Dokumentować Usługi Wewnątrzgrupowe w 2025?

Podejście "jakoś to będzie" jest receptą na problemy. Wymagana jest proaktywność:

• Solidne Umowy Ramowe: Jasno zdefiniowany zakres usług, zasady kalkulacji ceny, obowiązki stron. To podstawa, ale sama umowa nie wystarczy.
• Dowody Wykonania i Korzyści: Gromadź dowody na bieżąco. Mogą to być: raporty z wykonanych prac, e-maile potwierdzające zlecenia i odbiory, analizy pokazujące oszczędności lub usprawnienia u odbiorcy, time-sheety (tam, gdzie to zasadne).
• Przemyślana Polityka Cenowa: Zidentyfikuj usługi LVAIGS i spełnij warunki formalne dla uproszczonej metody. Dla pozostałych usług – przeprowadź analizę funkcjonalną i wybierz odpowiednią metodę kalkulacji ceny, uzasadniając ją (np. przez analizę porównawczą lub analizę wewnętrzną). Regularnie weryfikuj wysokość narzutów i bazę kosztową.
• Transparentne Klucze Alokacji: Wybierz klucze, które najlepiej odzwierciedlają sposób konsumpcji usługi. Dokumentuj, dlaczego wybrałeś dany klucz i regularnie weryfikuj jego adekwatność.
• Spójność Dokumentacyjna: Zapewnij zgodność opisów i wartości w umowach, fakturach (zwłaszcza w KSeF!), ewidencji księgowej i dokumentacji cen transferowych (Local File).

Najczęstsze Błędy w Rozliczeniach Usług Wewnątrzgrupowych – Unikaj w 2025!

1. Brak Dowodów na Test Korzyści: Najczęstszy i najpoważniejszy błąd.
2. Obciążanie za Działania Udziałowca: Np. koszty konsolidacji sprawozdań grupy, koszty relacji inwestorskich centrali.
3. Automatyczne Stosowanie 5% Narzutu: Bez weryfikacji, czy usługa kwalifikuje się jako LVAIGS lub czy taki narzut jest rynkowy dla usług o wyższej wartości.
4. Niewłaściwe lub Nieuzasadnione Klucze Alokacji: Prowadzące do nieproporcjonalnego obciążenia niektórych spółek.
5. Podwójne Obciążenie: Gdy ta sama lub podobna usługa jest świadczona (i fakturowana) zarówno centralnie, jak i lokalnie.

Podsumowanie:

Rozliczanie usług wewnątrzgrupowych w 2025 roku wymaga strategicznego podejścia i dużej staranności. Organy podatkowe dysponują coraz lepszymi narzędziami do weryfikacji tych transakcji. Kluczem do bezpieczeństwa jest umiejętność udowodnienia realnej korzyści dla odbiorcy, zastosowanie rynkowej ceny (lub poprawnie zastosowanej metody uproszczonej) oraz solidne udokumentowanie całego procesu – od umowy, przez kalkulację ceny i alokację, po dowody wykonania. Inwestycja w uporządkowanie tych rozliczeń to inwestycja w spokój i uniknięcie bolesnych korekt.

Czy Twoje rozliczenia usług wewnątrzgrupowych są gotowe na wyzwania 2025 roku? Potrzebujesz przeglądu polityki, dokumentacji lub wsparcia w analizie? Skontaktuj się w celu audytu rozliczeń usług.