Co grozi za brak dokumentacji cen transferowych? Konsekwencje, ryzyko i sposoby ochrony

Brak dokumentacji cen transferowych może prowadzić do sankcji finansowych, zwiększonego ryzyka podatkowego, dodatkowego opodatkowania, a nawet odpowiedzialności karnej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze konsekwencje dla przedsiębiorstw, które nie spełniają obowiązków w tym zakresie.

1. Sankcje finansowe i dodatkowe zobowiązania podatkowe

Brak dokumentacji cen transferowych umożliwia organom podatkowym dokonanie recharakteryzacji transakcji, co może skutkować korektą dochodu (lub strat) i naliczeniem dodatkowego opodatkowania wraz z odsetkami za zwłokę. W praktyce, jeśli ceny w transakcjach wewnątrzgrupowych odbiegają od warunków rynkowych, stosuje się dodatkowe stawki podatkowe – zwykle 10%, ale w przypadku nieterminowego przedłożenia dokumentacji lub gdy podstawa przekracza określony próg, stawka może wzrosnąć do 20% lub nawet 30% (w zależności od łącznych warunków naruszenia).

Przykład:
Firma działająca w Polsce i Niemczech ustala nierynkowe ceny na dostarczane usługi. Polskie organy podatkowe uznają, że cena jest zawyżona, co prowadzi do korekty dochodu i dodatkowego podatku. Niemieckie władze nie uwzględniają tej korekty, co oznacza, że ten sam dochód zostaje opodatkowany dwukrotnie.

2. Kara administracyjna za brak dokumentacji

Przepisy (m.in. art. 56c Kodeksu karnego skarbowego) przewidują, że nieprzygotowanie dokumentacji lub sporządzenie jej niezgodnie ze stanem faktycznym może skutkować karą grzywny do 720 stawek dziennych, natomiast opóźnione sporządzenie – do 240 stawek dziennych. W praktyce kwoty te mogą sięgać kilkudziesięciu milionów złotych, choć dokładna wysokość zależy od aktualnych stawek dziennych ustalanych na podstawie minimalnego wynagrodzenia.

Przykład:
Polska spółka nie sporządziła wymaganej dokumentacji dla transakcji o wartości 10 mln zł. Urząd skarbowy wykrył brak dokumentacji i uznał, że transakcja miała nierynkowy charakter, co skutkowało nałożeniem dodatkowego podatku i 10 mln zł kary administracyjnej.

3. Wzrost ryzyka podatkowego i audytów skarbowych

Brak dokumentacji cen transferowych znacząco zwiększa prawdopodobieństwo przeprowadzenia audytu skarbowego. Firmy bez odpowiedniej dokumentacji są bardziej narażone na dokładne kontrole organów podatkowych, co może skutkować długotrwałymi procedurami i koniecznością dodatkowego udowadniania zgodności z przepisami.

W krajach należących do OECD władze skarbowe coraz częściej korzystają z narzędzi sztucznej inteligencji do analizy i selekcji firm do kontroli. AI identyfikuje podejrzane schematy transferu zysków, co sprawia, że firmy bez dokumentacji są bardziej narażone na kontrolę podatkową.

Przykład:
Firma prowadzi transakcje z podmiotem powiązanym w kraju o niskim opodatkowaniu. System analizy danych AI wskazuje tę firmę jako potencjalne zagrożenie dla budżetu państwa, co prowadzi do natychmiastowej kontroli przez urząd skarbowy.

4. Odpowiedzialność karna zarządu

W wielu krajach, w tym w Polsce i Niemczech, zarząd firmy może ponosić osobistą odpowiedzialność karną za brak dokumentacji cen transferowych. Oznacza to, że członkowie zarządu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności w przypadku wykrycia nierynkowych transakcji i unikania opodatkowania.

Kary mogą obejmować:

• Wysokie grzywny finansowe dla członków zarządu.
• Zakaz pełnienia funkcji kierowniczych w przyszłości.
• Odpowiedzialność karną, w tym karę pozbawienia wolności w skrajnych przypadkach oszustw podatkowych.

Przykład:
Prezes zarządu firmy międzynarodowej nie dopilnował obowiązku przygotowania dokumentacji cen transferowych. W wyniku kontroli skarbowej nałożono grzywnę na spółkę oraz osobistą karę finansową na prezesa, który został również objęty zakazem prowadzenia działalności gospodarczej przez 5 lat.

Czym są ceny transferowe i dlaczego mają znaczenie?

Ceny transferowe to ceny ustalane między podmiotami powiązanymi w ramach jednej grupy kapitałowej. Regulacje w tym zakresie mają na celu zapewnienie, że transakcje między podmiotami powiązanymi odbywają się na warunkach rynkowych (tzw. zasada ceny rynkowej, arm’s length principle). Odpowiednia dokumentacja cen transferowych jest kluczowa, ponieważ pozwala wykazać zgodność transakcji z obowiązującymi regulacjami podatkowymi oraz uniknąć sankcji nakładanych przez organy skarbowe.

Brak dokumentacji cen transferowych może prowadzić do dotkliwych konsekwencji finansowych, podatkowych i prawnych. W 2025 roku globalne regulacje stają się coraz bardziej restrykcyjne, co oznacza, że firmy muszą dostosować się do nowych wymogów i unikać potencjalnych ryzyk związanych z niedopełnieniem obowiązków dokumentacyjnych.

Jak uniknąć ryzyka związanego z brakiem dokumentacji cen transferowych?

Aby uniknąć sankcji i zagwarantować zgodność z przepisami, firmy powinny wdrożyć skuteczne strategie zarządzania cenami transferowymi:

1. Automatyzacja procesów i wykorzystanie sztucznej inteligencji
   AI może pomóc w bieżącej analizie transakcji, identyfikacji ryzyk podatkowych i sporządzaniu dokumentacji cen transferowych w czasie rzeczywistym.
2. Regularne przeglądy polityki cen transferowych
   Przedsiębiorstwa powinny przeprowadzać okresowe audyty w celu dostosowania strategii cenowej do obowiązujących przepisów.
3. Ścisła współpraca z doradcami podatkowymi
   Specjalistyczne firmy doradcze pomagają unikać błędów i dostosować dokumentację do globalnych standardów (OECD, BEPS 2.0).
4. Monitorowanie zmian w przepisach
   Przepisy dotyczące cen transferowych ewoluują – firmy powinny stale śledzić zmiany i dostosowywać się do nowych regulacji.

Podsumowanie

Brak dokumentacji cen transferowych może prowadzić do sankcji finansowych, podatkowych i karnych, zwiększonego ryzyka kontroli skarbowej oraz odpowiedzialności zarządu. Firmy muszą podjąć odpowiednie kroki, aby uniknąć ryzyka, a sztuczna inteligencja i nowe technologie mogą w tym procesie odegrać kluczową rolę.

📢 Potrzebujesz pomocy w dokumentacji cen transferowych?

✅ Skontaktuj się z naszymi ekspertami
✅ Uniknij ryzyka i zadbaj o zgodność z przepisami